Datenverwendungserklärung Mitteleuropäische Mathematik-Olympiade (MEMO)
Fassung 2024
Bezeichnung der Datenarten
- Vor- und Nachname,
- E-Mail-Adresse,
- Telefonnummer (eigene und von Erziehungsberechtigten bzw. Kontaktpersonen),
- Adresse,
- Geschlecht,
- Nahrungseinschränkungen, vegetarisch (ja/nein),
- Porträtfoto,
- Schule, Klasse, Schulstufe,
- T-Shirt-Größe,
- Anreisedaten (Datum, Uhrzeit, Verkehrsmittel),
- gewünschte Sprachversionen des Wettbewerbs,
- mindestens 14 Jahre alt (ja/nein),
- Status der Zustimmung zur Datenverarbeitung,
- Anmerkungen (freies Textfeld),
- erreichte Punkte auf die einzelnen Aufgaben, Punktesumme, erreichter Preis,
- Teilnahmestatus (teilgenommen, nicht angetreten, disqualifiziert, aberkannt, ...),
- während der MEMO entstandene Fotos und Filmaufzeichnungen,
- Reiseversicherungsdaten (Versicherungsunternehmen, Polizzennummer),
- gemäß Covid-19-Verordnungen der bereisten Länder erforderliche Daten.
Allgemein verständliche Umschreibung des Verarbeitungszwecks
Vor- und Nachname, Porträtfoto, Geschlecht, T-Shirt-Größe, Nahrungseinschränkungen, vegetarisch (ja/nein) und gewünschte Sprachversionen des Wettbewerbs werden im Wege der offiziellen Seite memo-official.org an die Organisator*innen der Mitteleuropäischen Mathematik-Olympiade weitergeleitet, weil ansonsten keine Anmeldung möglich ist.
Vor- und Nachname, Geschlecht, Nahrungseinschränkungen und vegetarisch (ja/nein) werden darüber hinaus an die Unterkunft, in der das Vorbereitungstraining stattfindet, weitergegeben. (Anmerkung: Es ist möglich, dass die Unterkunft beim Check-In selbst weitere Daten erhebt, zum Beispiel für Gästedatenblatt, Covid-19-Registrierung, ...)
Alle im Reisepass enthaltenen Daten können für die Buchung von Tickets für Flüge, Züge, Busse und andere Verkehrsmittel verwendet und zu diesem Zweck an Reisebüros und Personenbeförderungsunternehmen weitergegeben werden.
Die Nationalität wird herangezogen, um zu überprüfen, ob ein Visum erforderlich ist.
E-Mail-Adresse und Telefonnummern werden zur Kommunikation durch die österreichische Delegationsleitung und durch die Vortragenden beim Vorbereitungstraining verwendet.
Für Pressemeldungen und Berichte über die österreichische MEMO-Teilnahme können Vor- und Nachname, erreichte Punkte und Preise, Porträtfoto, während der MEMO entstandene Fotos und Filmaufzeichnungen, Schule, Klasse, Schulstufe, Geschlecht, Nationalität herangezogen werden.
An das Bildungsministerium werden Vor- und Nachname, Adresse, erreichte Punkte und Preise, Schule, Klasse, Schulstufe, Geschlecht weitergegeben.
Der Wohnort und die Anreisedaten werden für die Reiseplanung und für die Berechnung und Auszahlung der Fahrtkosten benötigt.
Mindestens 14 Jahre alt (ja/nein) wird benötigt, um festzustellen, ob die Datenverwendungseinwilligungserklärung selbst abgegeben werden kann oder durch Erziehungsberechtigte zu erfolgen hat.
Im freien Textfeld "Anmerkungen" kann der*die Teilnehmer*in beliebige Mitteilungen an die Organisator*innen schicken.
Im Falle eines medizinischen Notfalles werden Reiseversicherungsdaten sowie Kontaktdaten von Erziehungsberechtigten bzw. angegebenen Kontaktpersonen an das behandelnde medizinische Personal weitergegeben.
Gemäß Covid-19-Verordnungen der bereisten Länder erforderliche Daten ("3G"-Regel o.ä.) werden gemäß der zum Zeitpunkt der Veranstaltung geltenden Rechtslage in dem Maß erhoben, wie es zur Umsetzung eines Hygienekonzepts erforderlich ist.
Reiseversicherungsdaten werden sofort nach Rückkehr von der MEMO gelöscht.
Name und Ergebnisse werden zur Dokumentation des Wettbewerbs auf der Homepage der Österreichischen Mathematik-Olympiade veröffentlicht und auf unbestimmte Zeit gespeichert, das Geschlecht wird zu statistischen Zwecken gespeichert, Pressemeldungen/Newsbeiträge (und die darin verwendeten Daten) werden unter anderem im "News"-Abschnitt der Homepage veröffentlicht, der Status der Einwilligung zur Datenverarbeitung wird aus rechtlichen Gründen aufbewahrt. Alle übrigen Daten werden seitens der Österreichischen Mathematik-Olympiade nach Durchführung der Wettbewerbe bis 31. Dezember des Jahres gelöscht.
Hinweis: Die Daten (oder Teile davon) werden derzeit von folgenden Auftragsdatenverarbeitern verarbeitet:
- Institut für Mathematik der Universität Klagenfurt
- Förderverein für mathematisch interessierte Kinder und Jugendliche (ZVR 976154634)
- netcup GmbH, Daimlerstr. 25, 76185 Karlsruhe
Betroffenenrechte
Sie haben das Recht, die erteilte Einwilligung jederzeit durch schriftliche Mitteilung an die unter Kontaktdaten genannten Stellen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 2 DSGVO).
Im Falle eines Widerrufs vor dem Wettbewerb ist die Teilnahme am Wettbewerb nicht möglich und die Daten werden gelöscht. Im Falle eines Widerrufs nach dem Wettbewerb werden seitens der Österreichischen Mathematik-Olympiade (zur Beibehaltung der Ranglisten) Vor- und Nachname durch N. N., die Klasse durch den Jahrgang und die Schule durch den Schultyp anonymisiert, die erreichten Punkte und Preise beibehalten und alle übrigen Daten gelöscht.
Kontaktdaten
Österreichischen Mathematik-Olympiade
Mitteleuropäische Mathematik-Olympiade
Siehe https://memo-official.org/.